Büroflächen – So finden Geschäftstreibende die passende Büroimmobilie

Welche Art von Büroimmobilie infrage kommt, hängt meist von der Art des Unternehmens ab. Denn sowohl Existenzgründer als auch Freiberufler, Start-Ups und Großunternehmen brauchen Büroräume. Jedoch stellen sie jeweils ganz unterschiedliche Anforderungen an die Gewerbeimmobilie. Mittlerweile haben sich diverse Bürokonzepte etabliert, die auf die verschiedenen Bedürfnisse hinsichtlich der Größe des Unternehmens, der Branche sowie des Geschäftszwecks eingehen. Bei der Wahl des passenden Objektes spielen aber auch Faktoren wie Standort und Ausstattung eine wichtige Rolle.

1. Welche Arten von Büroflächen gibt es?

Einzelbüro

Ein Büro mit nur einem einzigen Arbeitsplatz wird als Einzelbüro bezeichnet. Für Selbstständige und kleinere Unternehmen kann diese Arbeitsplatzlösung von Vorteil sein, da sie ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten ermöglicht. Für Firmen, deren Tätigkeit hauptsächlich Team- und Projektarbeit umfasst, eignen sich Einzelbüros hingegen weniger, da sich die Kommunikation mit den Kollegen hier deutlich schwieriger gestaltet. Auch für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern sind Einzelbüros nur bedingt geeignet, weil der Platzbedarf bei diesem Bürokonzept sehr hoch ausfällt.

Mehrpersonenbüro

Büroflächen mit zwei bis vier Arbeitsplätzen werden Mehrpersonenbüros genannt. Besonders mittelgroße Unternehmen, die in mehrere kleinere Abteilungen unterteilt sind, profitieren von dieser Büroform. Die Mitarbeiter in den einzelnen Mehrpersonenbüros können sich so effektiv über ihre Aufgaben austauschen. Problematisch kann der im Vergleich zu den Einzelbüros erhöhte Geräuschpegel werden, der konzentriertes Arbeiten erschwert. Außerdem erhöht sich gegebenenfalls das Konfliktpotenzial, wenn viele Menschen auf engem Raum zusammenarbeiten.

Kombibüro

Die gewinnbringende Verschmelzung von Einzelbüro und Mehrpersonenbüro wird als Kombibüro bezeichnet. Es handelt sich hierbei um eine Kombination von Büros mit einem einzelnen Arbeitsplatz und verschiedenen Gemeinschaftszonen. Die Einzelbüros befinden sich dabei in der Regel an den Außenseiten der Büroimmobilie und sind durch transparente Trennwände von den gemeinschaftlich genutzten Arbeitsflächen abgeschirmt. Dieses Bürokonzept ermöglicht also sowohl konzentriertes Arbeiten als auch den Austausch mit anderen Mitarbeitern. Der hohe Platzbedarf der Kombibüros ist ihr einziger Nachteil.

Großraumbüro

Unter einem Großraumbüro wird ein offenes Bürokonzept verstanden, bei dem auf einer Grundfläche von mehr als 400 Quadratmetern eine Vielzahl von Arbeitsplätzen eingerichtet werden kann. Bei dieser Büroform werden die einzelnen Arbeitsplätze häufig durch mannshohe Trennelemente separiert, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen, und gleichzeitig das offene Raumkonzept zu erhalten. Großraumbüros eignen sich aufgrund ihrer Flexibilität bei anforderungsbezogenen Umgestaltungen für unterschiedlichste Arbeitsformen. Kurze Kommunikationswege ermöglichen intensive Teamarbeit; schalldichte Zellen sorgen für Ruhe am Arbeitsplatz. Die Vorgaben des Arbeitsschutzes, die eine Verkehrsfläche von 12 bis 15 Quadratmetern pro Mitarbeiter vorsehen, müssen in jedem Fall eingehalten werden.

Büro auf Zeit

Ein Büro auf Zeit ist ein modernes Bürokonzept, bei dem Büroräume für einen frei wählbaren Zeitraum angemietet werden können. Die flexible Arbeitsplatzlösung bietet vor allem kleineren Unternehmen, Start-Ups und jungen Selbstständigen die Möglichkeit, ohne teure Erstinvestitionen und Fixkosten in die Berufswelt zu starten. Die in Business Centern lokalisierten Büros auf Zeit sind außerdem möbliert und verfügen über eine komplette IT-Infrastruktur. Auch Dienstleistungen wie ein Sekretariatsservice lassen sich unkompliziert hinzubuchen.

Bürogemeinschaft

Unter einer Bürogemeinschaft versteht man den Zusammenschluss Selbstständiger in einer gemeinsam genutzten Räumlichkeit. Besonders Freiberufler, beispielsweise Rechtsanwälte, schätzen diese Form der Miete. Die einzelnen Geschäftstreibenden bleiben bei dieser Büroform eigenständig und profitieren von der gemeinschaftlichen Nutzung der Arbeitsmittel und gegebenenfalls auch der des Personals.

Coworking Space

Coworking (engl. „zusammen arbeiten“) bezeichnet ein modernes Arbeitskonzept, bei dem vor allem Freiberufler, Kreativschaffende und „digitale Nomaden“ für einen bestimmten Zeitraum gleichzeitig in einer Räumlichkeit arbeiten. Die Berufsträger arbeiten dabei vor allem an eigenen Projekten, profitieren aber häufig auch vom Austausch mit anderen Nutzern. Diese Büroform zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität und Unverbindlichkeit aus, da die Mietverträge flexibel sind und die möblierten Büroräume über eine komplette IT-Infrastruktur verfügen.

Virtuelles Büro

Unter einem virtuellen Büro, das etliche Firmen als Serviceleistung anbieten, wird eine repräsentative Geschäftsadresse verstanden, die auf Visitenkarten und der eigenen Website angegeben werden kann. In der Regel gehört auch ein Post- sowie Telefonannahmeservice zu dieser Leistung. Selbstständige und Freiberufler, die viel auf Reisen sind, müssen so weder in ein teures Sekretariat, noch in eigene Büroflächen investieren.

2. Was sind die Vorteile von Büroflächen?

Büroimmobilien zählen wie Produktions- und Handelsimmobilien zur Gruppe der gewerblichen Immobilien. Anders als Wohnimmobilien sind Gewerbeimmobilien auf wirtschaftliche Aktivitäten und die gewerbliche Nutzung der Räumlichkeiten ausgelegt. Die gewerbliche Nutzung einer Privatwohnung kann hingegen mietrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Freiberufler, die eine Privatwohnung für Büroarbeiten nutzen, dürfen dies tun, sofern der Vermieter vorab informiert wurde. Herrscht jedoch reger Kundenverkehr in der gewerblich genutzten Wohnimmobilie, der andere Mieter stören könnte, kann der Vermieter unter Umständen eine fristlose Kündigung durchsetzen.

Darüber hinaus sind Büroflächen speziell für die Büroarbeit konzipiert und verfügen im Idealfall über eine entsprechend intelligente Gebäudetechnik, die den Anforderungen dieser Arbeitsform gerecht wird. Büroimmobilien, beispielsweise Bürohäuser und Bürozentren, verfügen nicht nur über Räumlichkeiten, in denen Arbeitsplätze eingerichtet werden können, sondern auch über Sanitär- und Elektroinstallationen, Telefon- und EDV-Anschlüsse. Meist sind sie repräsentativ gestaltet und eignen sich auch für den Kundenempfang. Da verschiedene Branchen und Geschäftszweige jeweils andere spezifische Anforderungen an ihre Büroräume stellen, gibt es Büroflächen in unterschiedlichsten Ausführungen.

3. Welche Vor- und Nachteile sind bei der Standort-Wahl zu bedenken?

4. Welche Kriterien sollen Büroflächen erfüllen?

Bei der Auswahl geeigneter Büroräume sind mehrere Faktoren ausschlaggebend:

• Lage: Ein entscheidendes Auswahlkriterium ist die Lage der Büroimmobilie. Wenn mit viel Kundenverkehr zu rechnen ist, empfiehlt sich eine repräsentative Adresse mit guter Verkehrsanbindung und ausreichend Parkmöglichkeiten. Unternehmen, die nicht auf Laufkundschaft angewiesen sind und vom Austausch mit anderen Unternehmen profitieren könnten, sind mit preiswerteren Räumlichkeiten in Gewerbezentren gut beraten.
• Ausstattung: Je nach Branche können auch Ausstattung und Erscheinungsbild der Büroflächen ein ausschlaggebendes Kriterium sein. Eine moderne IT-Infrastruktur, gepflegte Sanitäranlagen, zeitgemäße Elektroinstallation und ausreichend Platz für die Lagerung von Akten oder Servern sollten in jedem Fall vorhanden sein. Je nach Bedarf können auch Parkplätze oder eine Mitarbeiterküche von Vorteil sein. Doch auch das äußere Erscheinungsbild der Büroimmobilie ist wichtig: Für Kundenbesuch und die Mitarbeiterzufriedenheit sollte eine Immobilie in einwandfreiem Zustand gewählt werden.
• Größe: Die Größe der Büroimmobilie ist entscheidend, um sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Neben Räumlichkeiten für die Arbeitsplätze werden in der Regel auch Konferenzzimmer und Lagerräume für Akten oder Server benötigt. Zudem gibt es gesetzliche Richtwerte für die Größe von Büroimmobilien, die eingehalten werden müssen: Zum einen sollte stets für genügend Luftzufuhr gesorgt sein, damit Mitarbeitern und Kunden ausreichend Atemluft zur Verfügung steht. Darüber hinaus sollte gemäß der Arbeitsstättenrichtlinie für jeden Mitarbeiter im Büro ein Raumvolumen von 20 Kubikmetern eingeplant werden, sofern die Räumlichkeiten über eine Fensterlüftung verfügen. Zudem sollte den Mitarbeitern pro Arbeitsplatz eine Verkehrsfläche von acht bis 15 Quadratmetern zur Verfügung stehen.
• Kosten: Der Kostenaufwand für Büroräume sollte stets in Relation zum finanziellen Erfolg des Unternehmens stehen. Start-Up-Unternehmen und Existenzgründer zum Beispiel sollten am Beginn ihrer beruflichen Laufbahn versuchen, die Fixkosten möglichst gering zu halten. Große Unternehmen hingegen, deren Liquidität es erlaubt, sollten – besonders wenn mit vermehrtem Kundenbesuch zu rechnen ist – in repräsentative Büroräume investieren. Natürlich macht es hier auch einen Unterschied, ob eine Immobilie zum Kauf oder zur Miete gesucht wird.

5. Büroflächen mieten oder kaufen?

Es empfiehlt sich, noch vor der Suche nach einer passenden Büroimmobilie zu entscheiden, ob das Objekt gemietet oder gekauft werden soll. Beide Optionen bringen Vor- und Nachteile mit sich, die es abzuwägen gilt.

Für den Kauf von Büros ist zunächst ausreichend Liquidität vonnöten. Selbst wenn ein Kreditantrag gestellt wird, um die Immobilie zu finanzieren, ist ein gewisser Eigenkapitalanteil erforderlich, damit der Kredit gewährt wird. In jedem Fall bindet der Immobilienkauf einen gewissen Anteil des Firmenvermögens, der nicht mehr für andere Investitionen zur Verfügung steht. Außerdem wird mit der Finanzierung eigener Büroflächen eine langfristige Verbindlichkeit eingegangen. Ist der Kredit allerdings abbezahlt, stellt die Büroimmobilie einen Vermögensgegenstand dar, der dem Unternehmen Sicherheit bietet. Der Kauf von Büroflächen empfiehlt sich daher im Besonderen für gesetzte und kapitalstrake Unternehmen, die ihre Zukunft mit ausreichend Sicherheit planen können.

Mit Büroflächen zur Miete erhalten sich Unternehmen ihre Flexibilität. Abgesehen von der regelmäßig zu entrichtenden Miete, die ausschließlich dem Vermieter zugutekommt, haben die Firmen keinerlei regelmäßige, monetäre Verpflichtungen. Im Falle einer Vergrößerung oder Umstrukturierung kann so auch kurzfristig in eine neue Gewerbeimmobilie umgezogen werden. Hohe Anfangskosten können mit Büroimmobilien zur Miete eingespart und in die Geschäftsentwicklung investiert werden. Gerade Existenzgründer, Start-Ups und Jungunternehmer profitieren darum davon, Büroflächen vorerst zu mieten.

Steuerliche Aspekte

• Gewerblicher Mietvertrag: Um keine Probleme bei der Steuererklärung zu riskieren, sollte in jedem Fall – auch wenn eine Privatwohnung als Büro genutzt werden soll – ein gewerblicher Mietvertrag abgeschlossen werden.
• Steuerliche Vorteile: Wird eine Büroimmobilie gemietet, können die monatlichen Zahlungen steuerlich geltend gemacht werden.
• Belegpflicht: Um der Belegpflicht für Mietzahlungen nachzukommen, müssen Kopien des Mietvertrags und der entsprechenden Kontoauszüge beim Finanzamt vorgelegt werden.
• Mehrwertsteuerpflicht: Anders als bei Wohnimmobilien greift bei gemieteten Gewerbeimmobilien die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent.
• Absetzung für Abnutzung (AfA): Gekaufte Büroräume werden dem Betriebsvermögen zugerechnet. Dadurch erhöht sich die jährliche AfA für das Gesamtvermögen um drei Prozent.
• Grunderwerbssteuer: Beim Kauf einer Bürofläche wird die Grunderwerbssteuer fällig, die in jedem Bundesland anders ausfällt.